Arrangørguide - Det praktiske

Når du planlægger dit arrangement, er det en god ide at tænke på bæredygtighed. Du kan starte med enkle ting som affaldssortering og undgå brugen af plastik. Destination Fyn har lavet en guide med spørgsmål og en tjekliste, der kan hjælpe og inspirere dig til at gøre dit arrangement mere bæredygtigt og implementer bæredygtige tiltag til dine events. Derudover, har wonderfulcopenhagen.com også udarbejdet en guide, der kan vise dig hvilke tiltag der kan gøre dit event mere bæredygtigt, og hvordan det påvirker din bæredygtighedsscore.

På flere af byens pladser er der anlagt strømudtag.

Af hensyn til sikkerhed må kabler og ledninger ikke ligge frit på jorden men trækkes i 2,5 meters højde eller føres lang telte, scener og andet udstyr eller beskyttes i kabelbakker. Flere steder kan du selv trække strøm med lav spænding fra strømudtag. Dette gælder på Torvet, i Krøyers Have, Gerritsplads og Centrumpladsen. Se alle udtag på dette kort.

Du kan få praktisk hjælp fra en autoriseret elektriker.

Kontakt Svendborg Event & Turisme på tlf. 3018 5843, og lav en aftale omkring lån af ledninger og tavler.

På nogle pladser har du mulighed for at adgang til vand fra haner og offentlige toiletter. Dette vil være forbundet med afregning.

Hvis der er fødevarer indblandet i arrangementet skal der være umiddelbar adgang til varmt og koldt vand.

Hvis du ønsker at benytte brandhane, tilgå kloak eller benytte vand fra offentlige toiletter, kontakt da Vand og Affald. 

Økonomi: Der kan forventes afregning efter måler.

Svendborg Kommune har adgang til et begrænset antal offentlige toiletter, men ved større arrangementer skal du leje mobile faciliteter hos privat firma. Derfor kan det være nødvendigt at få adgang til kloak og vand. Hvis du ønsker at bruge vandbårne toiletter, skal der laves aftale med Vand og Affald omkring benyttelse af kloak. .

Vær obs. på at personer der håndterer madvarer, skal have adgang til eget toilet med håndvask.

Økonomi: Efter aftale med udlejningsfirma.

Svendborg Event & Turisme er indehaver af forskelligt udstyr, så som telte, skilte og affaldsstativer. Som det er muligt at låne som forening/organisation til ikke-kommercielle arrangementer. Hvis du har en forespørgsel, kan du udfylde formularen på denne side.

Som kommerciel aktør er Svendborg Service og Teltudlejning en god lokal samarbejdspartner.

Ønsker du at leje en scene, kan det ske igennem Svendborg Kommune her.

Naboer skal orienteres min. 14 dage før arrangementets afholdelse. Det foregår typisk ved at aflevere sedler i postkasserne og hænge sedler op hvor det er muligt. Ved arrangementer af særlig omfattende karakter, f.eks. med vejlukninger, omkørsler mv. skal varslingen også ske til erhverv i området et par måneder inden arrangementet afholdes.

På sedler og breve til det nærliggende område skal følgende tydeligt fremgå: hvad der kommer til at ske, i hvilket tidsrum, om der kan forventes høj musik eller andet forstyrrende larm., hvis veje lukket i hvilket tidsrum og vigtigst af alt, hvem folk kan kontakte hvis de har spørgsmål.

Hvis du har spørgsmål til vejlukninger, kontakte naboer i området eller lignende, kontakt da Svendborg Kommune.

Opstilling og nedtagning af udstyr (scener, telte, containere, toiletter og andre ting der leveres), skal foregå i den bookede tid. Reserver derfor ekstra tid til disse opgaver når du søger Svendborg Kommune om tilladelse til at afholde et arrangement.

Afspærringer af trafikken skal tages ned, straks det ikke længere er nødvendig og må ikke sættes op før tilladelsen gælder. Der kan være forhold som gør at der ikke kan køre tunge lastbiler ind på pladsen, her skal der udlægges køreplader for at beskytte pladsen.

Ved afspærring af veje opstilles skilte ud fra godkendt skilteplan, der udføres af autoriseret virksomhed eller personer med kurset ”vejen som arbejdsplads”

Har du hænder nok til dit arrangement – op- og nedtagning, rengøring, oprydning m.m.?

Svendborgs frivillige foreninger, sportsklubber m.fl. hjælper gerne til ved store arrangementer til gengæld for støttekroner, god behandling af de frivillige eller andre partnerskabsaftaler. Der kan også laves aftaler med erhvervsdrivende som partner i forbindelse med krav fra Politi omkring professionelle dørmænd. Der kan også laves aftale omkring kerneopgaver som oprydning og vagttjeneste fra professionel leverandør.

Frivillighed sender ofte et positivt signal om arrangementet men vær opmærksom på at der ofte kan være frafald blandt de frivillige. Husk at behandle de frivillige godt (f.eks. med forfriskninger i dagens løb, tøj med logo eller andet). Aftal honorering med den frivillige forenings bestyrelse inden arrangementet starter og lav en forventnings afstemning. Sørg for at de frivillige kender retningslinjerne for arrangementet således de ikke gør noget ulovligt af ren uvidenhed.

Find dine samarbejdspartnere i god tid og læg vagtplaner.

Økonomi: Efter aftale med leverandør og den frivillige forening.

Er der behov for nattevagt i forbindelse med arrangementet, så er det muligt at benytte et professionelt vagtfirma, beredskabsstyrelsen eller kontakte den lokale hundeforening i området.

Det er ikke tilladt at overnatte på pladsen og der må ikke være aktivitet hverdage efter kl. 22.00 og weekend efter kl. 24.00 uden særlig tilladelse.

Husk at lave aftaler i god tid før arrangement.

Økonomi: Der laves aftale med leverandør

Sørg løbende for renholdelse, og efterlad arealet fri for affald.

Den nemmeste løsning er at holde affaldsmængden nede. Brug miljøvenlig emballage og sørg for at gæsterne kan komme af med deres affald.

Der kan eventuelt tages kontakt til FORSTAS for at få hjælp med rengøringen af offentlige toiletter eller eventuel toiletvogn, mod afregning. Derudover, er der flere lokale aktører der kan hjælpe med rengøringen.

Ved manglende rengøring af areal sendes regningen til arrangøren.

Der må ikke parkeres biler, udstyrsbiler mm. på pladser uden særlig tilladelse. Der kan ekstraordinært reserveres parkeringspladser til udstyrsbiler, kølevogne mm. Kontakt da Svendborg Kommune.

Vær opmærksom på at flere pladser i byen ikke kan tåle tunge køretøjer, dette vil fremgå af tilladelsen, hvis det er tilfældet.

Parkeringsofficials

Ønsker du parkeringsofficials i forbindelse med større arrangementer, kan der laves aftaler med bl.a. hjemmeværnet eller beredskabsforbundet.

Det anbefales at benytte uddannede trafikofficials til dine arrangementer. Du kan læse mere om dette her.

Økonomi: Aftales med den valgte organisation.

Hvis du ønsker at afholde et drive-in arrangement, skal du huske at sørge for at der er brandveje på hele pladsen. Have eventuelt hjælpere, der kan styrer bilerne ind og ud af pladsen og samtidig dirigerer gæsterne til den rigtige plads.

Oprydning

Når arrangementet er slut, begynder det store arbejde med oprydning.

Som udgangspunkt skal stedet være ryddet og klar til brug, samme dag som arrangementet slutter. Der kan dog ved særlig store arrangementer aftales andet med CETS.

Sørg for at lave aftaler om afhentning af affald, toiletter, containere og den slags, så det passer ind i oprydningen.
Der kan laves aftale med Svendborg Vand og Affald omkring afhentning af affald på telefon 6321 5515.

Der kan også købes oprydningshjælp fra et professionelt firma eller fra den lokale sportsforening. 

Kontakt Svendborg Event & Turisme for yderligere information tlf.: 3018 5843.

Skader

Er der sket skader på stedet efter arrangementet eller er der ikke ryddet ordentligt op bliver udbedring af skader for egen regning. Det er derfor vigtigt at der i budgettet er sat penge af til udbedring af skader. Der kan eventuelt tegnes forsikring mod dette. Kontakt dit forsikringsselskab og hør om mulighederne.

Du er ansvarlig for bortskaffelse af alt affald i forbindelse med arrangementet. Dette sker i overensstemmelse med Svendborg Kommunes affaldsregulativ. Læs mere her.

Målet med en god afleverings forretning er selvfølgelig at alle har lyst til at arbejde sammen en anden gang.