Arrangørguide - Tilladelser

I Svendborg Kommune skal du søge om tilladelse for at låne arealer og pladser. Behandlingstiden på en ansøgning er op til 14 dage. Mange pladser er ofte reserveret langt ud i fremtiden, det kan være af tivolier, cirkus og andet. Så det er altid en god ide at være ude i god tid.

Arrangementet skal typisk være åbent for offentligheden (evt. mod billetbetaling) og af almen interesse for offentligheden. Veje og pladser udlånes ikke til private arrangementer. Udlån af pladser kan være forbundet med en lejebetaling og afregning af strøm og vand.

For at søge om tilladelse til at benytte et vejareal, grønt område eller en plads i Svendborg Kommune skal det gøres via deres hjemmeside.

Du vil modtage en bekræftelse på modtagelsen og tilladelsen vil blive sendt til den mail som du har angivet.

Er du i tvivl om hvem der ejer den angivne vej eller plads, så kontakt Svendborg Kommune – Trafik og infrastruktur på 6223 3344.

Transportable konstruktioner kan kræve en byggetilladelse. En transportabel konstruktion kan f.eks. være et telt, en scene, en tribune, højtalertårn eller noget lignende. Der er forskel på om konstruktionen er certificeret eller ej, i forhold til hvornår der skal indhentes en byggetilladelse.

Er konstruktionen certificeret betyder det, at konstruktionen på forhånd er godkendt til opsætning, hvis de vilkår der er oplistet i certificeringen overholdes. Konstruktionen kan være certificeret på både det brandmæssige og det konstruktive (bærende).

Du skal også være opmærksom på, om f.eks. dit camping- eller salgsområde kræver en anmeldelse til kommunen. Hvis der samles flere end 150 personer, så skal det anmeldes til Svendborg Kommune. Sammen med anmeldelsen skal der fremsendes den nødvendige dokumentation.

På dette link kan du finde nærmere oplysninger om din konstruktion/camping/salgsområde kræver en byggetilladelse, ikke kræver en byggetilladelse eller skal anmeldes til Svendborg Kommune.

Du skal også være opmærksom på, at flere elementer kræver tilladelse af enten Fyns Politi, Beredskab Fyn, Trafikstyrelsen, Svendborg Kommune eller flere parter. Dette kan f.eks. være opvisning på havet med Jetski, tænding af bålfade, opsendelse af balloner m.v.

Ved midlertidige opstillinger skal der også tages hensyn til brandforhold. Bolig – og Planstyrelsen har lavet en vejledning til, hvad man skal være opmærksom på for at brandsikre ens konstruktion/camping/salgsområde.

Kontakt Byg og Miljø for at få mere information til dit arrangement.

Indendørsarrangementer med mere end 150 deltagere skal have en godkendt pladsfordelingsplan. En pladsfordelingsplan skal enten godkendes af en certificeret brandrådgiver eller af Svendborg Kommunes byggesagsafdeling, som ansøges via dette link. Når en pladsfordelingsplan er godkendt en gang, vil den altid være godkendt.

Det er vigtigt at du følger de forskrifter der er, for at kunne afholde dit arrangement i Svendborg Kommune. Blandt andet er det vigtigt at der tages hensyn til lokalområdet. Det inkluderer både arealerne du afholder dit arrangement på, samt naboer til dit arrangement. Orientering af naboer kan ske bl.a. ved at omdele løbesedler til de enkelte husstande, men også igennem digital orientering eller lignende. Du finder alle forskrifter for afholdelse af et udendørsarrangement her.

Derudover, så orienteres Svendborg kommune på industri@svendborg.dk senest 14 dage før arrangementet afholdes.

Har du brug for særlig parkering i forbindelse med dit arrangement, kræver det en specialtilladelse, der kan indhentes hos Svendborg Kommune. 

Udrykningskøretøjer skal altid kunne komme til alle steder på det lånte areal, det samme med byens borgere så vidt det er muligt.

Du kan få en tilladelse til at afspærre veje i forbindelse med arrangementer ved henvendelse til Svendborg Kommune og efterfølgende Fyns Politi. Der skal udarbejdes en skilteplan med færdselstavler og andet udstyr på tegnet.
 

Parkeringsofficials

Ønsker du parkeringsofficials i forbindelse med større arrangementer, kan der laves aftaler med bl.a. hjemmeværnet eller beredskabsforbundet.

Det anbefales at benytte uddannede trafikofficials til dine arrangementer. Du kan læse mere om dette her.

På tilladelsen til dit arrangement fra Svendborg Kommune står der nævnt om Fyns Politi skal søges. Hvis det er tilfældes, skal du gå ind på politiet hjemmeside og finde det punkt der passer bedst til dit arrangement, hvor der så vil stå beskrevet hvilke oplysninger du skal uploade.

Da det er udspecificeret på din tilladelse fra Svendborg Kommune om politiet skal søges er det vigtigt, at du først får tilladelsen fra Svendborg Kommune, inden du sender af sted til Fyns Politi.

Selv hvis du ikke skal søge Fyns Politi om tilladelse er det altid en god ide at underrette Fyns Politi og Region Syddanmark, når du afholder et arrangement. På den måde er de informeret omkring store arrangementer i byen.

Hvis du ønsker at sælge drikkevarer til arrangementet, skal du søge om en lejlighedstilladelse til det enkelte arrangement. Dette gør du ved at udfylde denne formular, og sende den til Fyns Politi efterfølgende.

Nogle arrangementer vil kræve en tilladelse efter beredskabsloven. Der er ikke nogen entydig definition på hvornår det vil kræve en tilladelse, men de forhold der skal tages med i betragtning er:

• Hvor der er særlig brandfarlige forhold
• Hvor der samles mange mennesker
• Hvor store værdier er udsat for ødelæggelse

Hvis du overvejer om dit arrangement, er omfattet af nogen af de ovenstående kategorier, så kan du kontakte Beredskab Fyn, for at høre om dit arrangement kræver en tilladelse efter beredskabsloven.

Vær opmærksom på, at der skal foretages et brandsyn af konstruktioner og pladser til flere end 150 personer, eller hvis beredskabet har givet en tilladelse efter beredskabsloven. Du skal selv kontakte Beredskab Fyn for at få foretaget brandsynet. Du kan læse mere på beredskabfyn.dk.

Arrangementsplaner/situationsplaner/pladstegning indsendes som orientering til Beredskab Fyn. Dette gøres via hjemmesiden bygogmiljoe.dk, som er samme portal der benyttes til bygge- og miljøansøgninger.

Derudover, skal større arrangementer også indberettes til Region Syddanmark. På den måde ved vagtcentralen, at der er mange mennesker samlet et sted, hvor der ikke plejer at være mange mennesker.

Dette gælder arrangementer som:

• Koncerter, festivaler, karneval, byfester og markeder
• Sportsevents som f.eks. cykelløb, motionsløb, turneringer, stævner, mesterskaber, arrangementer til vands
• Motorløb med eller uden offentlig adgang iht. gældende bekendtgørelse nr. 659 af 11/6-201
• Arrangementer med vejafspærringer, omkørsler eller andre trafikale forhindringer

Indberetningen skal ske senest 3 uger før arrangementet. Se mere om proceduren og indberetningen AMK-vagtcentrals hjemmeside.